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时间管理--收集杂事

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

 

何谓杂事?其实所有进入您精神及现实世界的事,包括实体(纸张,文件等)及虚拟(心中的念头,上司的指令,对他人的承诺等)的事,都可以算是杂事。

 

 

 

在我们的生活中充满了杂事时,我们是无法采取任何行动的,当我们生活上工作上帐单,企划案,备忘录满天飞,电脑中塞满了EMAIL,脑中装满了各种的约会、承诺、想法,我们就听不到自己内心真正的声音,我们必须将这些杂事做好好的整理,这样才不会在工作时成为我们的绊脚石,阻碍我们前进。

 

 

 

这和我们大脑机制有关,人类的脑袋有一块短期记忆区,功能很像电脑里面的随机存取记忆体(RAM),RAM有其容量的限制,所以当我脑里面都是杂事时,就失去了专注处理事情的能力,我们想要拥有专注力,降低压力,就要把自己头脑RAM里面的杂事清理出来,清理到外部的工具–收件匣(收件匣就像一部硬碟),这样子我们头脑中的RAM空间才能释放出来,让我们专注的能力提升。如何做到呢?我们分了三点来一一讨论。

 

1 我们应该收集什么

有许多事情可以收集,我也对可以收集的杂事作个分类介绍,共有四大项。

 

 

 

a 承诺他人的事情、或扮演好生命中的角色

例如和家人、朋友、工作夥伴碰面,讨论之后,决定要提醒自己打电话关心远地家人,写下次约会的时间地点,承诺朋友的代办事项,这些大大小小的事,都是我们对别人的承诺,也都算是杂事。或者是扮演好家人的角色,做好家务事,纪录帐单到期日期、安排时间缴交帐款或办理一些手续、财务问题的思考、家庭物品维修等,这些要求自己做到的事情也是杂事。

 

b. 某一个任务的细节

在路上想到写简报、文章的想法(加上某某图表、相片),或推动专案的灵感,行动(印出研习会前准备清单、打电话给适合的人请教意见、提醒自己要推动某些关键行动)、以及对专案内的成员的互动(email文件、告知行程),常常我们就会想到这些让专案进展更顺利的细节,这些都是值得纪录的杂事。除此之外,让我们人际互动更好的想法(打电话感谢朋友对我们的协助,email寄出聚会的相片),可以让我们在平时就累积和团队成员互动的情感,也很值得写下来,若有时间就可以作为行动的参考。

 

 

 

c. 一些琐碎的杂事

 

有时我们必须随手记下一些琐碎的细节,例如去朋友家的地图,去卖场的停车位编号、要帮办公室的同仁定便当,大家订的不同菜色,我们也不用用头脑纪录,拿出我们的收集工具记录下来即可。

 

 

 

d. 实体的东西

书柜要整理、帐单要检查、清理信件柜子、玩具要收,拍下人物、风景照片,之后要加洗,送给朋友,生活中也有不少事情要先纪录下来,让我们能够行动时批次处理节省时间。

 

以上是我个人的收集习惯,大家要是有自己的想法,也欢迎分享。

 

2 一些收集工具(收件匣)的介绍

荀子说,“君子生非异也,善假于物也”,意思是说,君子并不一定和别人不一样,但是他比较能善用工具。我们有了收集的概念,也要配合收集的工具,这样子才能让我们事半功倍。在时间管理中,收集杂事的工具我们称为收件匣,也就是放置杂事的地方,上一篇文章我们介绍了放在衬衫口袋的纸条、A4纸张折成的记事本、PDA上的涂鸦软体,接下来我们也介绍一些其他的收件匣

 

 

 

a 万用手册: 我们可以拿一些内页来作为收件匣功能。

b email:我自己的习惯是,处理好的email,就封存起来,这样子收件匣的数量就很少,让自己一目了然还没处理的事情。

c PDA中todo程式:有些人直接打字在PDA的todo软体(待办事项)中,直接把事情纪录进去。

d 电脑中行程软体 :例如outlook,有些人的工作长时间使用电脑,他们就可以利用一些快捷键功能,快速的收集杂事到电脑中。

 

 

 

 

 

e 录音笔:有些忙碌的人,用录音笔录下交办事项,上班后就交给秘书处理。我也会录下自己的研习会内容,听听要改进的地方。

f 相机:有些人(例如工作和设计有关),就会拍下大量的数位相片以供自己处理

 

收件匣的种类其实可以相当的多,重点不是工具,而是我们使用的习惯和我们想要的生活风格,接下来就介绍我们使用收件匣的原则

 

3 收件匣的原则

由时间管理的角度来看,我们一天大部份的时间都可能用到收集这个流程,因为我们脑子不停的在运转(睡觉也是),想到需要纪录起来的点子,可能床上、厕所、游泳池、百货公司、高山上、飞机上等一些可能预期不到的地方,我们捕捉这些杂事的能力越强,我们脑子里记忆的负担就越低,越能让我们减少压力。我也有三个原则和大家分享。

 

 

 

a 养成收集的好习惯

我们可以利用一些固定的时间来收集,例如说每天上班的前10分钟,转换到下一个工作场合之前,每周安排固定的时间检视工作计划(我是用周日上午),这样子定期的收集,自然让我们的脑中可以生出源源不穷的创意。

 

b 减少工具数目

虽然我们希望能把杂事都纪录到头脑之外,但是过多的收件匣,会让我们找不到纪录的地方。当我们纪录电话,有的贴在电脑萤幕旁、有的压在桌子底下,有的放在万用手册中,有的在email里面,要整理出一份完整的通讯录就变成一个不可能的任务。

仔细思考自己目前收集的工具,去除不必要的收集工具及习惯(像我的通讯录只有在电脑里面一份,所有的更新都在里面),这样子我们要加工处理杂事时,才知道哪里可以找到所有要处理的事情。

 

c 选择自己风格工具

有些人喜欢3C产品,每天使用而乐此不疲(像我就是),但是这并不代表每个人都应该如此。有人喜欢纸笔的感觉,感觉记忆及感情就在其中凝固,有无法取代的优点,有人喜欢录音、拍照起来,留下最接近真实的想法的情境。这些都很好,重要的是,找到您收集的风格,长期的使用这个工具,让他成为您生活的一部分。

 

把杂事放到头脑以外,是一个习惯,也永远有可以改进的地方,但是只要持续的努力,习惯就能逐步的培养出来。

 

结语

 

 

 

收集杂事是一个很值得我们去培养的好习惯,有人说收件匣就像我们的第二个大脑,可以让我们专注在眼前重要的事情上,而不用担心自己的脑袋会忘记一些其他的事。我也要求各位,若要学好时间管理,一定要养成收集这个习惯,这样的益处是,让我们的大脑重新获得专注的能力,把每一时每一刻的事情都能作做好的判断和处理。


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