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时间管理--加工处理杂事

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
 
但是我的几年实践下来,我是加工处理杂事把这个阶段又分成两个动作,清空收件匣及加工处理,让我们开始介绍吧。

 

 

a. 清空收件匣:将杂事一件事一件事拿出来,一次加工处理一件事。
b. 加工处理:运用加工处理的流程图,自问自答,将杂事转化成行动。

 

我觉得加工处理是时间管理中很重要的一部分,创意从收集杂事开始,但是解决问题”problem solving”,就是创意的流程。所有时间管理很好的人,都知道如何开采自己或别人大脑中的创意,并加工处理成可以执行的行动,并加以执行。爱因斯坦曾经说过”创造出问题的同一个脑袋,不可能去解决那个问题。”,所以在做加工处理的工作时,要灵活的转换脑袋(换位思考),才可能的出好的答案,这就让我们开始吧。

 

1 清空收件匣

为何我们要清空收件匣呢?

因为每天,甚至每天数次清空收件匣的益处是,让我们脱离杂事的牵绊,专心于行动之中,达到更好的做事效率,更能拥有时间去做自己想做的事。以下是清空收件匣的几个要点。

 

a.一次一件事,一次一粒砂:清空收件匣时,不必管优先次序,每一件杂事都要处理,每件事都要做成决定,完成后再换下一件。
b.有足够的时间清理收件匣:清空收件匣时,常常需要一面清空一面处理(两分钟以下可以解决的事情马上行动),所以最好预留足够时间。
c.先处理最近之事依次向前:以清理电子邮件为例,最后一封信通常有最新的资料,先处理最后一件事,再依次向前处理可以节省重复阅读的时间。

一次一件事才能专注于一件事情并强迫自己做出决定,如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣,一再重复阅读一样的资料。

 

2 加工处理的流程图
加工成行动的流程图有重要的三个问题

a. 这件杂事是什么?
面对一大堆杂事,我们通常没有机会好好思考”这件事是什么?”,但是”重新定义”相当的重要,可以帮助我们厘清问题,采取有创意的解法来解决。

b. 需要我采取行动吗?
有些事无法不适合行动(例如您从收件匣拿出一件餐厅的推荐菜单),所以这时候您反而是要放入一个合适的资料匣(或垃圾桶)。有些事情可能授权给别人比较合适,这时候您需要的是和被授权沟通。

c. 下一个行动是什么?
一件杂事,我们必须将之厘清为可以行动的叙述,可以问自己两个问题,”我们希望有怎样的成果?”及”达成这个成果的下一步行动为何?”,把杂事转换为行动。

如果您很不习惯把杂事加工成行动,那您可以依照这个流程一步一步培养自己的习惯,利用有系统的方法来训练自己的大脑,是一件值得每天练习的事情。每天时间管理,就是上一个心智及心灵的健身房,锻炼的越久,成效就越好。

 

3 加工处理之后
一旦你决定了下一步的行动,这时,你就面临着3种选择:
·立即执行:如果2分钟内可以完成的话,就马上去作吧
·指派他人:如果你自己并不是最佳的执行者,就应该想出谁是合适的执行者,交办这件事情
·放入系统:如果两分钟内无法完成,也必须自己动手作,就应该把行动加入我们的行动清单,依照场合放置,以便批次处理

每一件事情都并需做出决定,并执行各种不同的行动,事情不要拿起来又放下去,重复处理同一件事情是浪费时间。

 

当我们能够完整的收集杂事,并且清空收件匣及加工处理行动后,我们心中总会有如释重负的感觉,这就是时间管理的目的”处于没有压力的状态”。因为对别人或自己的承诺已经都厘清作法,不是已经完成,就是放入后续可以追踪的系统之中。随着行动清单越来越长,我们也要学习组织不同场合的行动,这就是下一堂课的范围了,我们下次见 :>


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