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时间管理--排程和行动

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
 

线上课程(4)-(8)介绍的是建立完整的行动清单,属于六个流程中的收集及加工组织。之后几课,我们将专注于”排程”及”行动”这两个流程。排程,就是安排行程,也就是一般所说计划的意思,行动,意指”此时此刻,该做何事?”,属于执行的范围,我们这一课就先做一个概括性的讨论。

 

(1)我们如何在24小时中执行尽可能多的事情?

这是笔者在上青商会讲师训练时,同组的素圆同学提出来的大哉问,她同时也制作了两张投影片(本课第一张图片及上面这张),表示她的概念–我们每天虽都同样有24个小时,但是大多数的时间内挤满了事情,有许多的电话要打,有许多的文书作业,当面沟通、会议事项,那我们如何能充分利用时间呢?

答案就是要批次处理,并把空出的时间集中。

首先,我们把各个行动依照场合分类,列在一天的时间中,并且一次一场合批次处理事情,这样子效率就能够大增,节省出不少时间。

 

笔者自己的用法是,这些时间,我就将之汇集起来,让我自己的早晨能够有完整的大块时间,在这段时间,我可以晨读、运动、写晨间日记,写您正再看的时间管理线上课程。等到上班的时间到了,再全力投入一天的生活。孔子说过一句话”行有余力,则以学文。”,我们学习时间管理的目的并不是要做更多的事情,而是节省出时间,让我们能够做我们自己想做的事情,也就是to be的概念。

 

(2)排程的重要

我觉得在我学习及实践时间管理时,有一件事情很重要,就是如何规划好今天要做的事情。twhsi每天早上都会将自己前一天发生的事情作整理,接着制作一张”每日计划”出来,这样一个工作"就叫做"排程"。

 

排程的方法和把积木放入积木筒的过程很像,想要在体积有限的积木筒中放入超过积木筒体积上限的积木,一个方法是买一个更大的积木筒外,另一个方法就是舍弃不需要的积木。

我们采取行动的每一件事情都会消耗掉我们宝贵的时间资源(耗时越多,表示积木的体积越大),要是我们事情就能预估这件事情的耗时,就可以更有效的管理行动,让我们一天的行程安排更加接近现实的状况。

之前我们提到的完整行动清单也很重要,把一些今天应该完成的行动拿出来,安排在适当的时间批次的处理,让我们的效率增加,也就可以提升对己及对人信守承诺的能力。

 

(3)行动的准则

问题来了:现在是上午十点三十八分,我们要做甚么?

判定行动的准则有四个,场合对不对?时间够不够?精力足不足?优先次序如何?这四个准则先是评估场合适合否,其次是时间因素,再来是体力能做这件事情吗?最后才是优先次序。一般人判断的方式通常是先看优先次序,事情做了一半无法完成再放回去,反而更加浪费时间。

 

我们也会在这个部份课程介绍心理学中的”期限效应”,运用简单的计时器,让我们工作的效率大增。

 

 

结语
台湾云门舞集创办人林怀民曾说”创作就是,找出限制来,然后专心在限制内做到圆满”,我觉得时间管理中的排程和行动也是如此。每一个人都有同样的24小时,但是如何在这个限制中做到圆满呢?在接下来的几篇文章中,twhsi就要试着解决这个问题,我也要求自己,尽己所能,让读者们可以理解,这样的益处是,有更多的朋友会参与时间管理的行列,我们结夥攻顶,事半功倍。


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