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时间管理--运用晨间日记做好检视与更新

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
 
我们建立系统后,并不表示事情就此结束了,为了系统能够顺利运转,我们就必须做好检视的工作。晨间日记是twhsi检视及同步时相当重要的工具,长期写日记,就形成了个人宝贵的资料库,笔者可以藉此检视自己某一段时间内的作息及执行效果,并更新自己的行动系统,是很棒的一个习惯。

 

 

 

何谓检视?就是利用时间回去检视及更新系统内清单及档案的工作,并作成工作纪录。我一直觉得看过并不算检视,写下来才是。所以我的检视方式偏向于写下某些的事情,来作为检视完成事项的参考资料。笔者也在此介绍我每日、每周、每半年的检视方式及更新的想法和大家交流。

 

(1)晨间日记

到今天,twhsi已经累积了670篇晨间日记,我在这六百多天的日子里,自觉得有很大的进步。苏格拉底说”没有检视的人生不值得活”,而晨间日记,正是我检视自己的第一个工具,也是最重要的工具。

每天早上6点,我简略用点早餐、晨读一下经典、做些运动,就开始坐下来写日记;先写写昨天发生的重要事情,纪录一下自己五件做得不错的事情在成功日记栏位中,回想一下,昨天为了心爱的老婆和儿子做的事情,写一下和朋友的互动,思考一下自己的健康状况,看精力管理有无需要改进之处,填一填一整天思考时间管理有无值得写下的想法,这样花了约15分钟的时间,就完成了一天的晨间日记。

 

利用Microsoft Excel来写日记,利用早上来写日记,利用曼陀罗图来写日记,是晨间日记的三个要点。对我而言,一早起来写下晨间日记,帮助我沈淀昨天发生的一切人事物,并思索一下如何在今天的一天中做的更好,是一个充满意义的晨间时间。好友老K告诉我,连她60岁的妈妈都开始写晨间日记了,那您何时开始呢?

 

(2)每周检视

每周twhsi都会利用周日的上午做一下每周检视,主要有三个步骤

a. 前后七天日记:

笔者会先看看之前七天写的晨间日记,看看自己这一周内完成了哪一些事情,接着看看去年后七天的日记,看看去年的这段时间做了哪些事情,例如早上我就看到去年的11月我们全家到台湾南部垦丁渡假,度过快乐的三天,一下子,旅游的记忆便浮上心头。

 

b. 检视行动清单

接着twhsi会看一下自己所有行动的清单,我自己是用IGTD来管理所有的行动,除了已经由杂事加工成行动,并已经分场合、任务不同组织好,所以检视起来很方便,能够帮助我迅速厘清重点,决定近期应该要做事的方向,并将之写在我的周计划之中。

c. 检视周行事历

最后我会看一下我下一周的行事历,提醒一下自己下周的重要事件。(通常不会很多,因为除非必要,我不会把事情放在行事历)

每周检视帮助我可以了解上一周自己做事情的方向,厘清下一周自己要做的事情,是一个每周执行的好习惯。

 

(3)半年检视

每年的二月及八月,笔者会花三四个小时的时间,自问自答这些半年检视问题(这是彼得.杜拉克设计的问题)

 

a.首先提到哪些事做得不错?
b.指出表现未必很好,但已尽力去做的事。
c.检讨不够努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟,或是根本没做到的事。
e.最后的时间,规画未来6个月的工作:该专注做哪些事?该改善哪些事?该学些什么?交一份报告给自己,说明了自己未来半年的工作与学习计划。

twhsi会先浏览自己半年来的晨间日记,发表过的文章,看看自己讨论区的留言,看看上次的半年检视,之后回答上面五个问题。半年检视让自己拥有这半年明确的方向感,在永锡生活中有时迷惑的之际,就回去看看自己的半年检视,就能够找回自己的航道。


(4)更新

 

何谓更新?更新就是让我们的行动清单,与事实一致。有了这样的可被信任的清单,我们才会觉得这个清单有用,才会不断的去维护好系统。要做好同步更新的动作,有以下三点值得注意。

 

a 时时清空–收件匣:

我的老爸在早上上班一到办公室及下班后脱下衣服时,都会做清空收件匣的动作,这个习惯已经维持好几十年了。我们必须常常做好清空收件匣,不然收件匣的东西,并不会自动执行,始终都在悬案的状况。

 

b 再次加工行动清单

每周检视的时候,也是笔者再次加工行动清单之时。有时候工作进展了,所以行动的事项就改变了。例如我有一个修理摩托车轮胎报胎的小任务,原本的工作事项是”打电话请李老板过来牵摩托车去修理”,这件事情完成后,我会加工成”打电话给李老板询问修好的时间,并准备修理费”。这样把行动做修正,合乎目前的状况,就是再次加工行动清单。

c 制作每周计划

每周twhsi都会在检视行动清单时,都会把一些应该在本周完成的重要事项放在自己的每周计划之中,这样的益处是,当我在工作到一个段落时,回去每周计划的表格中,立刻就能知道哪些事情还可以继续处理。每周计划就像是我这一周的罗盘,清楚的指出我这一周应该前进的方向。

更新和检视这两个工作常常是同时发生的,在检视的同时,就想到哪些事情需要更新或加入,同步到系统之中。我们也会在之后的课程中对同步的执行方法做更深入的介绍。

 

结语

系统检视及同步的工作,有以下几点好处
* 清空我们的脑袋
* 让我们的系统接近现实的状况。
* 是一种心灵操练,帮助我们在面对一些突发状况时,能凭藉直觉做出正确的判断。
* 给我们更新过的完整行动清单,并找出最近重要的目标(周目标)

检视及更新可以帮助我们瞭解自己,克服自己的缺点,寻求更好,更有意义的生命方向,是我很推荐的。

 

李开复先生的一本著作”做最好的自己”有一个英文的书名”Be Your Personal Best”,我很喜欢这个英文句子,我觉得我们生而为人,就不要放弃发挥自己潜力的机会。但是,很多人都缺乏合适的方法来做这件事情,这也就是我为何一直在写作及演讲时间管理的原因。时间管理只是一种方法论,其实不是最重要的,重要的,我们是不是一直拥有”Be Your Personal Best”的热情。

 

下个阶段,我们要介绍”晨间日记”,笔者会向大家,我最近的晨间日记心得,请大家继续收看 :>


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