365体育投注_365体育在线投注 - 365bet官网

当前位置:主页 > 学习方法 > 时间管理 > >

杜绝干扰:减少时间浪费

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

我们想要减少工作时间的浪费,我觉得要从降低沟通耗时下手,现代社会,需要大量、高品质的沟通。但是,沟通也常常耗费大量时间,永锡觉得应该多思考如何我们自己沟通的方式,减少不必要的耗时。我们今天要谈的主题是,处理邮件时间降低、减少打电话的时间,这就开始吧。

 

(1)处理邮件时间降低

现代人沟通成本最低、最方便的工具之一就是电子邮件,但是许多人也耗费许多时间在电子邮件的阅读及处理上(或完全不看)。以下几个建议是我自己实战的心得,也提供大家参考

a 关掉即时通软体及邮件软体的提醒声音:
这样子工作时的注意力才不会中断,关掉后,我觉得心情轻松许多,大家不妨试试。

b 减少每天检查email次数:
永锡每天在固定的时间检查email,例如早上九点、下午两点。虽然降低检查email次数,但是一进入信箱,就要求自己要把email都处理完,才离开,这也是一种批次处理的观念。

c 将email内容写的很清晰:
这样子可以避免别人看不懂,又发了一封email询问,增加不必要的信件数量。太长的信件一定要分成几个重点,让阅读者读起来轻松,写完后自己要再读一次,避免词不达意,及看看有没有要补充的事情,这样的方式反而节省许多不必要沟通时间。

d 不开转寄的信件:
有些朋友会寄发大量的转寄信件(有趣的文章、投资资讯),若不想看,可以用email信箱里面的筛选器或邮件规则,将之分类到垃圾信件,或请朋友不再寄发。值得读的信或资料,转到to read list资料夹,有空时慢慢看,不要放在收件匣内。

e 找一个垃圾邮件过滤功能强的email服务:
我所用的gmail服务及apple的mail程式都有很好的垃圾信过滤功能,以前用的yahoo.tw信箱垃圾信过滤的功能不佳。

f 建立自己的通讯录,批次寄出信件:
利用通讯录,可以分类批次寄出信件,除了可作个人行销外,还可以节省大量时间。

 

g 清空收件匣:
我的email信箱收件匣的部份会尽量清空,这样子一开email才不会看不清哪些是还没处理的事情。无法立刻完成的事情放到to do list资料夹,要阅读的东西放在to read的资料夹,要用别的方式处理的事情(电话,自己动手)的事情放到自己的行动清单,彻底清空收件匣。这样子一开email永远只有最新的信件在里面,也可以省下许多辨识的时间。

h 学习电子邮件筛选器或邮件规则:
设定一些筛选信件规则,在信件收到的同时,一些信件就可以分到垃圾信件区,减少要处理的时间。永锡会将一些朋友的转寄信件、网站发出的广告信件、新闻设成规则处理,自动送到不同资料匣,检少要处理的信件数量。

电子邮件是个重要非同步沟通工具,但是要有良好运用方式,才不会一点一滴偷走我们宝贵时间。

 

(2)减少打电话的时间

时间管理专家曾经统计过浪费时间的前15个原因,其中第一名就是电话干扰。其实,由于运用许多工具来沟通,永锡打电话的数量越来越少。事前将杂事做好加工 处理的工作,确实可以减少打电话的数量及通话时间,但是仍然需要有一些打电话的方法,我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 拥有完整的通讯录:
很多人都没有在电脑中建立通讯录的习惯,通常使用手写的通讯录,或者是手机内的通讯录,重复誊写或换手机时,常常就漏失了重要的电话。若能善用电脑中的通讯录软体,一来可以和手机做同步,不需重复输入,二来搜寻快速,就算通讯录量多也不怕(与我的通讯录为1200 笔)。永锡收到名片时,如果是重要的,就会打字到自己的通讯录,以便日后联络,虽然比较耗时,但是相当重要。这是一个自我行销的时代,通讯录就是最好的行销辅助工具。

 

b 善用免持听筒功能:
一般办公室电话有一个很好用的功能”免持听筒”(见上图红框处),可以让我们等待对方接听电话时,空出双手继续处理事情,增加效率。

c 批次打电话,规划交谈的内容:
列好电话清单,一次打多个电话;打电话前先规划一下要讲的重点,都可以节省实际通话的时间。老婆常常提醒我要先想清楚自己要问的问题在和别人请益,这样又尊重对方,又能省下双方时间。

d 电话旁边要准备纸笔:
交谈时,难免有要纪录的资料,要随时准备纸笔在桌上以便纪录。电话要固定放在左手边(左撇子放右手),方便手写纪录。

e 善用skype等网路电话:
skype可以大幅降低通讯成本,我常常运用skype打国际电话,现在还有一种skype pro功能,让我们打国内的长途电话也很便宜。

f 改变习惯将”你好吗?”问候式的话语改变:
接到电话时说”我有什么事情可以为您服务。”这样的话语减少打招呼的时间,是一种不错的节省时间方式。

g 用email或简讯取代电话交谈:
电话沟通需要两个人同时在场,有时候简单的事情用简讯通知,复杂的事情先写email都可以节省双方的时间。

我们使用电话的习惯,也可以用20/80法则来思考,把时间用在重要的事情上面,这样才是较好的方式。

结语
人际关系维护和时间管理,看似两者有所矛盾,但是我们必须好好的思考自己的沟通系统,这样才能找出合宜的方法,才能达成沟通的效果,又能有效运用时间。


分享到: 更多
365体育投注_365体育在线投注 - 365bet官网

热榜阅读TOP

本周TOP10

量化你的时间管理

量化你的时间管理

1.写在前面 1.1.寻求掌控你的时间 刚进大学时,一直没有时间管理的想法,也从未考虑过认真管理自己的时间...