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下一步行动清单

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

写到下一步清单,就好像看到我建立时间管理系统的历史,从一开始使用palm系统的PDA利用上面的待办事项软体,也曾经用过可以和电脑同步的 Bonsai、Lifebalance,接着用到PC单机上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus,到苹果电脑上面的 iGTD,这六年来,还真的花了不少时间及心思,就是要找出最合适的管理工具及方法,为了写这篇文章,我也趁机问了问自己:

  到底建立下一步行动的核心目的是什么?

  这个问题让我思考良久,整合我这六年来的经验,终于体验到这个核心就是“专注”。有了符合现实状况的下一步清单、任务清单,我们就无须担心有没有考虑到的事情,才能专注,而专注就是David Allen所说得Mind like water(心境如水)。

  今天我们提到的下一步清单,除了是六个流程的组织下面中一个资料库,也是我们六个检视高度中最基础的一个检视项目。

  但是何谓下一步行动呢?

  我的定义是“任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的单一行动”。

  而所有的下一步行动,整合在一起就是下一步行动清单。当我们拥有完整的下一步清单,就可以让我们执行时,迅速找出要采取的行动,就像有一台现代的GPS,遇到路口时,可以立刻判定自己应该左转或右转。我们这堂课是下一步清单的简介,我们这就开始。

(1)完整的行动提示盘点

  当我们的行动提示集中在一起,放在头脑以外的地方,就可以降低很多的压力。若是能长期做好加工及检视的习惯,盘点好对自己及他人的承诺,除了可以发挥整合的效益外,更是一个强而有力的好习惯。

  也有网友提到,盘点行动提示是为了忘记,是为了放下,是为了去做重要而不紧急的事情。确实这才是时间管理的一部分,有时独自用餐,能跟自己相处,看看书,听听音乐,想想未来,除了降低压力,也能拓展我们的视野,这也是许多人做时间管理的目的。

  但是要是我们不能做好收集、加工、组织、检视等等的流程,做好时间管理的基本功,这样的情境是缘木求鱼,过度理想化了。孔子说“己立立人,己达达人”,做好完整的行动提示盘点,增强时间管理能力,自然能有多出来的时间,这些时间如何运用,那就是个人的自由选择了。

(2)依照场合分类,批次处理

  有许多人认为GTD的时间管理的精华之一在于场合(context)分类,场合的意思,就是不同的工具(电话、电脑)、情境(自己动手做、当面沟通、思考)。例如需要打电话的下一步行动,我们放在同一个清单中,就可以一次打好几个电话;又如整合需要在电脑上面处理的清单,一次处理好几个电脑上面的事情,这就叫做批次处理。

  经过调查,我们最浪费时间的动作就在于“切换场合”,举例来说,如果我们要发五封emails,但是分散在一天之内五个不同的时间来进行,一定会比一次发五封信更加浪费时间,我们也分析一下为何如此?

  一来,不用切换场合,很多动作就不用再重复做。以发emails为例,其动作包括:坐在电脑前、开启电子邮件、扫描新进信件、打开新邮件、思考如何写这封信,分纲要、写内容,检查错字,寄出信件等,这些动作如果批次处理,很多地方都能省下时间。

  二来,我们在同一场合中,持续工作,常常都能越来越专注,甚至进入Mind like water(心境如水)的境界。例如活动前,需要打20通邀请社团成员参加活动的电话。若是我们花上1个小时,专心持续打电话,就会发现,一开始打电话时结结巴巴,词不达意,越打越多后,就会有一些固定的话术,打起电话时也越来越high,电话中的说杂事时间也减少了,简单明瞭就能把邀请朋友参加活动这件事讲得很清楚,就能越打越快,省下许多时间。

  依照场合分类,是我们时间管理的基本功,功夫扎的好,就可以一步步练上去。行福行动家的时间管理讲究由下往上,将身边的琐事都处理好了,压力降低,思绪清空,自然专注力就能提升到较高的层次。

(3)做事时能行云流水

  当我们买了一辆新车,开在高速公路上,就会觉得路上到处有许多同品牌的车子;自己刚当了爸妈,就会觉得随处可见刚刚生了孩子的夫妻。这是因为我们大脑的机制就像雷达,会让我们自动搜寻到和关注事项有关的东西。当我们拥有完整的行动清单时,就会发现推动解决该行动的方法会突然出现在自己面前。

  才刚写下要联络Michelle,就接到Michelle打来的电话,立刻可以讨论事情。
  刚刚写下要寄出一封信件,就看到同事拿着包裹准备要去邮局,快点请她协助寄一下,省下自己的时间。
  才想好要写一篇企划案,看看自己的书柜,就想到一本很适合的参考书躺在那里。

  有了完整的下一步清单,我们在生活中就更加能够行云流水,不仅如此,我们的行动会由外界环境主控,逐渐转变成愿景领导自己前进。这是因为我们越来越能结合身旁的各种资源,产生解决问题的“综效”,除了解决外界环境要求我们做到的事情,又能结合自己想要往前推动的目标。

  这也是我的真实体会,一开始进行时间管理时,都觉得累积的下一步行动数量越来越多(一直将外界环境的杂事加工成行动,所以事情变多),当运用清单得心应手后,运用清空收件匣、每周检视、半年检视等方法,外页环境的变化,常常成为我朝愿景及目标前进的契机,这时下一步行动清单反而由压力,变成通往成功的助力。

结语

  下一步清单,就像是一个GPS,理面有许多附近环境的地图资料,我们看着地图,就更加容易思考自己如何朝着目的地前进。如果手上没有GPS,我们只能看见附近的景物,甚至连自己所在的街道名称都搞不清楚,还要问路人才知道。

  有了GPS,我们开往目的地的行程就能有如行云流水一般一路通,左转右转都能自动提示,也会告诉自己有超速照相,要减慢速度。这时我们心中当然可以降低压力,进入一种更加集中、开放、宽广的思考模式中,这就是我文章最前面提到的“专注”,此时便可以做更高层次的检视,我们的人生就能够逐渐由被动转化为主动,Master our life。


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